Daug mažų įmonių apskaitą pradeda nuo paprastų skaičiuoklių ir popierinių sąskaitų. Iš pradžių to pakanka, tačiau kai klientų padaugėja, operacijos ima strigti: sąskaitos dingsta, atsargų likučiai nebeatitinka realybės, o mėnesio pabaigoje tenka valandų valandas gaudyti klaidas rankiniu būdu. Būtent šiame etape praverčia tokia verslo valdymo sistema kaip Finvalda, kuri sujungia apskaitą, prekybą ir atsargas į vieną visumą. Ši apžvalga padės suprasti, į ką atkreipti dėmesį renkantis sprendimą, kuris nesustabdys augimo.
Pirmiausia įvertinkite realius poreikius, o ne funkcijų sąrašą
Dažniausia klaida — rinktis sistemą pagal ilgiausią funkcijų sąrašą. Mažai įmonei svarbiau, kad programa padengtų kasdienes operacijas: sąskaitų išrašymą, pirkimus, atsargų apskaitą ir pagrindines ataskaitas mokesčių inspekcijai. Surašykite procesus, kuriuos atliekate kiekvieną savaitę, ir tik tada vertinkite, ar sistema juos apima. Funkcijos, kurių nenaudosite dar porą metų, neturėtų lemti sprendimo.
Pasirinkite sprendimą, turintį kelias versijas
Augančiai įmonei svarbu, kad programą būtų galima išplėsti nekeičiant jos iš pagrindų. Patogu, kai gamintojas siūlo kelias pakopas — nuo pačios paprasčiausios iki pilnos verslo valdymo sistemos. Taip pradėjus nuo bazinės versijos, vėliau galima pereiti prie galingesnės, o sukaupti duomenys lieka tie patys. Toks laipsniškumas apsaugo nuo brangaus duomenų perkėlimo ir naujo personalo apmokymo kas kelerius metus.
Integracijos svarbesnės, nei atrodo
Jeigu prekiaujate internetu, atkreipkite dėmesį į integracijas su el. parduotuvių platformomis ir kasos aparatais. Kai užsakymai iš elektroninės parduotuvės automatiškai patenka į apskaitą, nebelieka dvigubo darbo ir su juo susijusių klaidų. Panašiai veikia ir banko operacijų importas — jis sutaupo nemažai laiko derinant mokėjimus. Prieš pasirašydami sutartį, pasitikslinkite, ar konkreti jūsų naudojama platforma yra palaikoma.
Aptarnavimas ir duomenų saugumas
Programa yra tiek pat gera, kiek geras jos palaikymas. Pasidomėkite, ar teikiamos serverių paslaugos, kaip dažnai daromos atsarginės kopijos ir per kiek laiko sulaukiama atsakymo kilus problemai. Mažai įmonei, neturinčiai IT skyriaus, patikimas aptarnavimas dažnai yra svarbesnis už papildomas funkcijas. Verta pasidomėti ir gamintojo patirtimi — ilgai rinkoje veikiančios bendrovės paprastai turi nusistovėjusius sprendimo procesus.
Kiek realiai kainuoja
Vertinkite ne tik pradinę kainą, bet ir bendrą nuosavybės kaštą: licencijas, atnaujinimus, aptarnavimą ir galimą apmokymą. Kai kurie tiekėjai siūlo įsigijimą, nuomą arba išsimokėtinį mokėjimą — tai leidžia pasirinkti pagal įmonės finansines galimybes. Pigiausias variantas ne visada yra ekonomiškiausias, jei vėliau tenka primokėti už kiekvieną smulkmeną.
Nepamirškite mobilumo ir nuotolinio darbo
Darbo įpročiai pasikeitė negrįžtamai. Vis dažniau sąskaitą reikia išrašyti ne biure, o pas klientą ar sandėlyje, todėl verta įvertinti, ar sprendimas veikia naršyklėje bei mobiliajame įrenginyje. Naršyklėje veikianti programa leidžia pasiekti duomenis iš bet kurios vietos be papildomo diegimo, o tai ypač patogu įmonėms, kurių darbuotojai dirba išvykose. Jei komanda dirba iš kelių vietų, toks pasiekiamumas nebėra privalumas, o būtinybė. Prieš apsispręsdami pasitikslinkite, ar nuotolinė prieiga saugiai apsaugota ir ar nereikia už ją primokėti atskirai.
Ataskaitos, kurių prireiks anksčiau, nei manote
Net mažiausiai įmonei anksčiau ar vėliau reikia ataskaitų — mokesčių inspekcijai, bankui ar pačiam vadovui. Pasidomėkite, ar sistema parengia pagrindines reglamentuojamas ataskaitas automatiškai ir ar jas galima pritaikyti pagal poreikį. Gera programa ne tik suformuoja privalomus dokumentus, bet ir leidžia greitai pamatyti pinigų srautą, skolų likučius ir pelningumą. Kai ši informacija prieinama bet kada, vadovas priima sprendimus remdamasis faktais, o ne spėjimais, ir anksčiau pastebi kylančias problemas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar maža įmonė tikrai turi investuoti į verslo valdymo sistemą? Jei operacijų nedaug, gali pakakti paprastos apskaitos programos. Tačiau augant apyvartai ir atsirandant atsargoms, sistema greitai atsiperka sutaupytu laiku ir sumažėjusiu klaidų kiekiu.
Kiek laiko užtrunka pereiti prie naujos sistemos? Tai priklauso nuo duomenų kiekio ir sudėtingumo. Patikimi tiekėjai siūlo duomenų perkėlimo paslaugą iš kitų programų, todėl procesas būna sklandesnis, nei baiminamasi.
Ką daryti, jei įmonė augs sparčiau nei planuota? Rinkitės sprendimą, turintį galingesnes versijas ir modulius. Tada augimas reikš tik versijos atnaujinimą, o ne visos sistemos keitimą.
Trumpa išvada
Mažai įmonei tinkamiausia ta sistema, kuri padengia šiandienos poreikius ir palieka vietos rytojui. Įvertinkite realius procesus, integracijų galimybes, aptarnavimo kokybę ir bendrus kaštus — tada sprendimas tarnaus ne vienerius metus ir augs kartu su verslu. Vietoj skubotos atrankos skirkite kelias dienas versijų palyginimui: šis laikas atsipirks kiekvieną mėnesį, kai apskaita veiks be trikdžių.
Galiausiai verta prisiminti, kad net geriausia sistema yra tik įrankis. Jos naudą lemia tai, kaip įmonė ją pritaiko savo procesams ir ar darbuotojai moka ja naudotis. Todėl diegimo metu neskubėkite — skirkite laiko pagrindiniams nustatymams ir komandos apmokymui. Gerai sukonfigūruota ir perprasta programa tampa nematomu pagalbininku, kuris tyliai atlieka savo darbą fone. Būtent tada technologija pradeda dirbti jums, o ne jūs jai, ir atsiranda laiko tam, kas iš tiesų svarbu — verslo augimui.
